Zakelijke email nodig? Waarom een eigen domein uitmaakt
Zakelijke email? Daarmee bedoelen de meeste mensen een e-mailadres dat eindigt op de naam van hun eigen bedrijf, zoals jan@schildersbedrijfjansen.nl. Technisch is het gewoon een mailbox, net als je privéadres. Het verschil zit in hoe de ontvanger het leest.
Een offerte van schildersbedrijf.jansen1978@gmail.com is niet per se minder goed. Maar een klant die drie offertes naast elkaar legt, ziet bij het ene adres een bedrijf en bij het andere een hobby. Dat is misschien oneerlijk, maar zo werkt het in de praktijk wel.
Er is ook een praktische kant. Je e-mailadres staat op je bus, je visitekaartjes en je facturen. Als dat adres aan je domein hangt, neem je het mee als je ooit van provider wisselt. Een adres bij een gratis dienst is van die dienst, niet van jou.
Zakelijke email aanmaken gratis? Wat kan wel en wat niet
Ja, er bestaan gratis manieren. Sommige domeinregistrars bieden doorsturen aan: mail naar info@jouwbedrijf.nl komt dan binnen in je bestaande Gmail. Ook zitten er bij sommige goedkope hostingpakketten een paar mailboxen inbegrepen.
Dat werkt, en voor een start is het eerlijk gezegd prima. Het nadeel merk je pas later. Bij doorsturen verstuur je vaak nog steeds vanaf je gratis adres, of je moet zelf instellen dat je namens je domein mag versturen. Doe je dat niet goed, dan belanden je offertes in de spammap van je klant.
Mailboxen die gratis bij een goedkoop hostingpakket zitten, hebben soms weinig opslag en geen goede spamfilter. En als je website later naar een andere hosting gaat, moet je e-mail vaak mee verhuizen. Dat is precies het moment waarop mail kwijtraakt.
Wat erin zit
Adres op je eigen domein
Bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl of je eigen naam, ook als alias.
SPF, DKIM en DMARC ingesteld
Zodat je mail als echt wordt herkend en minder snel in de spam belandt.
Werkt op elk apparaat
Telefoon, laptop of webmail: je krijgt de instellingen en we helpen bij het koppelen.
Vaste prijs per maand
Starter €4 per maand of Premium €16 per maand, excl. btw. Geen contract.
Waarom belandt zakelijke mail in de spam? Wat je moet weten
Dit is het technische punt dat bijna niemand uitlegt. Ontvangende mailservers controleren of jouw mail echt van jouw domein komt. Dat doen ze met drie DNS-instellingen: SPF, DKIM en DMARC.
SPF is een lijst van servers die namens jouw domein mogen mailen. DKIM zet een digitale handtekening onder elke mail. DMARC vertelt de ontvanger wat hij moet doen als die twee niet kloppen. Ontbreekt een van deze, dan gaan grote maildiensten steeds strenger filteren.
In mijn ervaring is een ontbrekend of dubbel SPF-record de meest voorkomende oorzaak van 'mijn klant krijgt mijn offerte niet'. Het is vaak in vijf minuten opgelost, als je weet waar je moet kijken. Wij stellen deze records standaard goed in bij elke mailbox die we aanmaken.
Wat kost zakelijke email? De prijzen op een rij
In de markt zie je grofweg twee soorten aanbod. De grote kantoorpakketten met mail, agenda en online opslag kosten doorgaans een paar euro tot ruim tien euro per gebruiker per maand. Losse mailhosting bij een hostingpartij zit vaak lager, afhankelijk van opslag en aantal adressen.
Bij ons zijn er twee pakketten, met vaste prijzen excl. btw:
- Starter: €4 per maand + €6 eenmalig, voor 1 mailbox.
- Premium: €16 per maand + €15 eenmalig, voor 5 mailboxen (1 daarvan gratis inbegrepen).
Zakelijke email en website samen
Laat je ook je website bij ons maken, dan regelen we de mail in dezelfde ronde. De website kost €3000 eenmalig excl. btw en staat binnen 24 uur live na de briefing en jouw feedback. Hosting is optioneel €10 per maand. Meer over die hosting lees je bij website hosting.
Welk pakket past bij jou?
Werk je alleen, dan is één mailbox meestal genoeg. Je kunt daar extra adressen zoals info@ en offerte@ als alias aan hangen, zodat alles in één inbox binnenkomt. Dat is goedkoper en overzichtelijker dan drie losse mailboxen.
Heb je een klein team, of wil je dat je administratie en je werkplaats een eigen inbox hebben, dan is Premium logischer. Iedere medewerker heeft dan een eigen wachtwoord, en als iemand vertrekt, sluit je alleen dat account af.
Een eerlijk compliment voor de grote kantoorpakketten: als je toch al veel samenwerkt in gedeelde documenten en agenda's, zijn die erg prettig. Gebruik je mail vooral voor offertes en klantcontact, dan betaal je daar voor functies die je niet gebruikt.
Zo werkt het overstappen naar een eigen adres
Overstappen klinkt groter dan het is. We maken de mailbox aan, zetten de DNS-instellingen goed en sturen je de gegevens om de mail op je telefoon en laptop in te stellen. Bestaande mail kun je meestal meenemen, al hangt het van je huidige provider af hoe makkelijk dat gaat.
Mijn tip: laat je oude adres nog een paar maanden doorsturen naar je nieuwe. Zo mis je geen reacties van klanten die nog een oude offerte in hun inbox hebben. Pas als daar niets meer binnenkomt, sluit je het af.
